1.1.2 Skica idealne rabe IFI v gledališču

  • Direktor/umetniški vodja že danes v IFI vpiše, da bo nek režiser nekega leta, npr. čez tri leta, režiral neko uprizoritev. Šlo bo npr. za krstno izvedbo nove slovenske drame, ki jo dramatik XY piše po naročilu posebej za naše gledališče.
  • Morda se je direktor že zdaj dogovoril za honorar, termin … morda za igralce v nosilnih vlogah. Vse podatke o tem lahko že vnese v IFI, npr. takoj po sestanku z režiserjem, avtorjem besedila; uprizoritev je v fazi dolgoročnega planiranja. Pokaže se na časovnici projektov gledališča.
  • Gledališče dobi od dramatika prvo verzijo besedila. Direktor/umetniški/dramaturg tekst spravi - shrani z IFI.
  • Čas teče. V nekem trenutku se določi točen termin študija, prizorišče, kjer bo premiera, morda h projektu pristopi koproducent. Direktor (ali producent, planer) dopolni podatke o koprodukciji. Izdelamo lahko stroškovnik. Tehnični vodja lahko vpiše, kdaj morajo scenograf, kostumograf itd. oddati skice. Umetniški vodja npr., kdaj naj bi dobili zadnjo verzijo besedila ipd. Ali do kdaj mora prevajalec oddati prevod.
  • Dramatik pošlje novo verzijo teksta. Umetiški vodja/dramaturg jo spet lahko arhivira z IFI. Komentira. Kompilira. Pri uprizoritvi lahko shranimo n-verzij besedila.
  • Pride čas, ko bomo uprizoritev prijavili na Poziv MK oz. jo uvrstili v Program dela za prihodnje koledarsko leto. Številni podatki nas iz faze dolgoročnega planiranja zdaj že čakajo. Uprizoritev dopolnimo z zasedbo, sodelujočimi ustvarjalci, natančnim razrezom stroškov do premiere in stroškov ponovitev. S par kliki upriozoritev uvrstimo na Program dela. Dodamo ji stroškovnik, ki smo ga lako prav tako izdelali v IFI.
  • Od MK dobimo odločbo. IFI klonira Predlog programa dela, gledališče pa v skladu z odločbo ustrezno korigira podatke in vsebine. Nastane „Potrjeni program dela“, ki ga shranite, zaklenete, natisnete in date na svet zavoda. Potrjeni program dela ste tako tudi z IFI trajno arhivirali. Vsi podatki proramov preteklih let so vam zmeraj na voljo.
  • Začenjajo se vaje - produkcija. Planer v IFI načrtuje vaje, predstave (modul “Planiranje”). IFI mu pokaže, katere uprizoritve lahko igrate vzporedno. Pokaže, kje so konflikti. Šef tehnike planira prisotnost tehničnega osebja. Modul „Prisotnost“ je osnova za modul »Prisostnost« - za mesečni obračun plač zaposlenih in honorarje igralcev - gostov. Podpisovanje pri vratarju ali „štemplanje“ lahko odpadeta. Ali ostaneta. Stvar odločitve vodstva.
  • Smo pred premiero. Urednik gledališkega lista (ali draturg ali arhivar ali poslovni sekreatar – stvar vaše interne organizacije) v IFI zadnjič preveri ali ažurira zasedbo. Jo „zaklene“. Takšna gre v gledališki list in je na voljo Slogi-ju za objavo v Letopisu.
  • Premiera. Sledijo ponovitve, gostovanja … Dramaturg ali arhiviar v IFI vnese kritike, recenzije in ostale podatke o arhivskem gradivu. Z IFI nastaja e-arhiv: Vanj lahko vnesemo nekaj bazične multimedije vezane na uprizoritev (fotografije, kritike, plakat, gledališki list). Dramaturg (arhivar, tajništvo) vpiše morebitne nagrade. Blagajna vpiše št. obiskovalcev na nocojšnji ponovitvi. Morda se zgodi kak vskok, morda prezasedba. Ta podatek se kadarkoli vnese v zasedbo uprizoritve.
  • Koledarskega leta je konec. Pripravljamo poročilo za minulo poslovno leto. IFI seveda pozna vso statistiko: odrov, igralcev, števila obiskovalcev, strukturo obiskovalcev (če jo boste vodili), število in kraje gostovanj, velikosti vlog, število gostov, samozaposlenih v kulturi itd. Vse parametre pač, ki jih morate poročati na MK.
  • Nekoč odigramo zadnjo ponovitev uprizoritve. Uprizoritev dobi status „arhivirana“ in gre v „zgodovino“ z vsemi dogodki po poti od „pra-ideje“ do zadnje izvedbe vred. (Če uprizoritev čez nekaj let znova “obnovite”, samo ukinete oznako “arhivirana” in že je spet med “živimi” naslovi.)