1.1.3 Predlagamo, da pri uvajanju IFI v vaše gledališče upoštevate naslednja priporočila (korake)

  • SEZNAMI
    Pozor! Najprej napolnite res čim več v tem zavihku. Se obrestuje. Kasneje. Ker bo tako že vse na voljo, ko boste potrebovali podatek. Tipkanja je v začetku res veliko. Vnesite točne podatke, sicer se bo napaka vlekla skozi vso aplikacijo. (Res, da jo boste lahko kadarkoli popravili.) Ko so enkrat podatki točno vneseni (o ljudeh, zaposlenih, uprizoritvah, zasedbe …), bodo vedno točni in ažurirani na voljo vsem uporabnikom IFI.

  • UPRIZORITVE
    Pozor! Z delom nadaljujte, šele ko ste res vnesli vse osebe, odre/prostore, besedila, gledališča - poslovne partnerje, lokacije… (V nasprotnem boste zmeraj znova skakali od “uprizoritve” k “seznamom”, kar vas bo motilo in boste zgubljali pregled in fokus.)

  • STROŠKOVNIK
    Pozor! Če želite, da vam IFI v Prograu dela izpolni tudi stroškovni del, vnesite vse predvidene stroške k posamezni uprizoritvi. Sicer pa “stroškovnik” ni obvezen. Pri Pozivu ga lahko izpolnite tudi “ročno”.

  • PROGRAM DELA
    Če ste izvedli korake 1-3 maksimalno temeljito, vas do sestave Programa dela loči le še nekaj klikov. Na Program, v ustrezne programske sklope, uvrstite posamezne programske enote (IFI jih na vašo zahtevo samodejno prepiše). Vse ostalo vam izračuna, izpolni in sestavi Kazalnike - IFI samodejno! Vsebinske obrazložitve pripnete kot »priponke«.

  • PLANIRANJE
    Modul »Planiranje« je motor ali srce aplikacije IFI. Iz tega modula sledijo statistike, različna poročila, zasedenost, nanj se v celoti veže »prisotnost«. Vaje in predstave planirajte zgolj z IFI, tako da boste imeli vse zabeležke, pripombe, opozorila, zaznamke v IFI in ne nekaj na papirju in nekaj v IFI.

  • PRISOTNOST
    Da bi lahko uporabljali modul »prisotnost«, mora 100 % delovati modul »Planiranje«. Za spremljanje prisotnosti bo moral direktor dati notranja navodila: določiti, kdo lahko potrjuje prisotnost (običajno inspicienti za vaje in predstave, tehnični vodje pa za tehniko) in koliko časa po dogodku je čas za potrditev prisotnosti. Modul »prisotnost« je dokaj enostaven s tehničnega vidika, treba pa je pri vas določiti: kdo je potrjevalec prisotnosti in kje to potrjevnje opravi. (Potrebujete vsaj en računalnik ali tablico, kjer bodo potrjevalci po dogodku potrdili prisotnost). Na ta način lahko odpade podpisovanje pri vratarju ali »štemplanje« s karticami. Beležite lahko seveda tudi prisotnost skupnih služb/uprave.

  • ARHIV
    Modul je zelo enostaven. Pravico »pisanja« ima vloga »arhivar«, ostali uporabniki IFI pa načeloma lahko le brskajo (»gledajo«) po arhivu.

  • STATISTIKA
    Modul prikaže podatke, ki jih potrebujete za sestavo poročil. Brskamo lahko po različnih kriterijih. Temeljni so: oseba, uprizoritev, prizorišče. Iščete lahko po koledarskih letih, sezonah ali poljubno defiiranem obdobju.

  • PODATKI ZA SLOGI
    Slovenskemu gledališkemu institutu IFI sama ponudi podatke, ki jih Slogi potrebuje za objavo v Letopisu in za objavo v spletnem REP-u, za katerega skrbi in ga ureja Slogi. Če ste sproti vse točno vpisali, pošiljanje podatkov o vaših uprizoritvah na Slogi ni več potrebno.

  • MESEČNI PLAN ZA NA VAŠO SPLETNO STRAN
    IFI lahko ponudi podatke o potrjenem mesečnem planu predstav vaši spletni strani. Ročno vnašanje, prepisovanje v okolje za urejanje vaše web strani, ni več potrebno. Prav tako lahko isti mesečni plan predstav ponudi drugim odjemalcem – portalom, ki objavljajo programe gledališč (časopisi, RTV ...)