6.2.1 Zaključevanje dogodkov

Ta zavihek se uporablja za zključevanje vseh dogodkov, ki jih je plnaner splaniral in direktor »podpisal«, torej: vseh dogodkov potrjenega plana. Vidite vse dogodke. V desnem polju dogodka so tri navpične pike. Tukaj izberete, kaj želite storiti:

  • vnesti prisotnst na splaniranih dogodkih, to je vajah, predstavah, gostovanjih, tehničnih in splošnih dogodkih v gledališču. Inspicienti bodo evidentirali (vnašali) prisostnosti igralcev in drugih ustvarjalcev, vezanih na uprizoritev. Tehnični vodje – bodo evidentirali prisotnost tehničnega osebja, vezanega na dogodke (vaje, predsave, tehnčne vaje inr.)
  • dodati priponko in komentar. Inspicient tukaj vnese opombo, ki jo želi zabeležiti pri dogodku (vaji, predstavi). Npr.: Zamujali, ker ..., Poškodba ... ipd
  • zabeležiti število gledalcev. Blagajna – v dogodek bo po odigrani predstavi vpisala število obiskovalcev oz. gledalcev

Nad temi tremi pikami so še trije znaki - zastavice, ki zaključevalcu mesečnih ur omogočajo hiter pregled, v kakšni fazi je potrjevanje prisotnosti na določenem dogodku.

  • Potrjena prisotnost od inspicienta: inspicient je torej že evidentiral prisotnost
  • Potrjena prisotnost od vodja tehnike: vodja tehnike je za tehnično osebje evidentiral prisotnsot
  • Priložena je priponka in/ali komentar: na dogodku se je nekaj primerilo, kar je inspicient (ali tehnični vodja) zapisal kot pripombo.

Tajništvo bo ob koncu meseca samo še zaključilo – uredilo in zbirne dodatke oddalo v računovodstvo.

Namig: s tipko »tab« se boste hitreje in lažje premikali med vrednostmi: tip, začetek, konec, trajanje, št. malic, št. prevozov za eno polje naprej, s »shift tab« pa za eno poje nazaj.

Kliknite podzavihek »Zaključevanje dogodkov«. Vidite dogodke, na katerih lahko potrdite prisotnost.

Izberete dogodek, tako da kliknete na njegovo ime t.j. naslov. Prikažejo se vam ljudje, ki so imeli obveznost na tem dogodku.

Če je prisotnost osebe identična realizaciji, samo kliknete »potrdi«. Če je bila oseba prisotna dejansko drugače, kakor je bila planirana (na dogodku je bila manj ali več časa), kliknete »uredi« in popravite vrednosti.

Ko ste prisotnost osebe uredili ali jo le »potrdi«-li, se pri osebi v desnem okencu zgoraj pokaže modri trikotnik, kar pomeni, da je prisotnost osebe potrjena.

Kdor ima to pravico (poslovni sekretar, skrbnik IFI, direktor), lahko nato zaključi celoten dogodek, za vse udeležence na dogodku. Vsi podatki za vse zaposlene so se za ta dogodek shranili, osebam so se prištele njihove opravljene ure.

Pozor!: Spremembe prisotnosti udeležencem na dogodku po tem, ko je poslovni sekretar že zaključil priostnost, inspicienti in vodje tehnike ne morejo več narediti. (Spremembo bo lahko naredil samo še skrbnik IFI.)
Pomembno!: Direktor z notranjimi navodili definira, koliko časa po dogodku imajo inspicienti in tehnčni vodje čas, da potrdijo prisotnot. Ko ta čas poteče, prisotnosti na dogodku več ne morejo potrditi!